Commandes

La gestion des commandes dans Abelujo se fait avec les étapes suivantes:

  • marquer rapidement quelle(s) notice(s) de livre doit être commandée au diffuseur (ou à l'éditeur).

  • visualiser les fiches à commander, groupées par diffuseur ou éditeur,

  • passer la commande. Actuellement, on peut envoyer notre liste de commande par email aux diffuseurs ou bien exporter la liste au format csv approprié pour l'envoyer nous-même via le site de Dilicom.

  • réceptionner le colis, vérifier son contenu et établir des factures.

Vue de la liste de fiches à commander

Marquer une notice à commander

Ajout automatique

Lorsqu'on vend une notice, si sa quantité en stock passe en dessous du seuil minimum demandé, la notice apparaît dans la liste "À commander". Ce seuil minimum est égal à 1 par défaut, mais cette propriété est modifiable pour chaque notice.

Ajout manuel

Il est possible de marquer les notices à commander manuellement. Lorsqu'on visualise le stock, on peut sélectionner une ou plusieurs notices et cliquer sur le bouton "Commander". Un message va confirmer que les notices sélectionnées ont été ajoutées à la liste spéciale "À commander".

Visualiser les fiches à commander par diffuseur

Pour voir la liste des notices marquées à commander, cliquez sur l'entrée "À commander" du menu.

Elles sont groupées par diffuseur. La liste présente le titre du livre, son prix, sa quantité restante en stock et la quantité à commander par défaut (soit le nombre nécessaire pour arriver au seuil minimum demandé pour cette notice).

Pour enlever une notice définitivement, cliquez simplement sur la croix de la ligne correspondante.

Commander

Exporter la liste et l'envoyer au fournisseur (Dilicom)

Le bouton "Exporter" vert en haut de page permet de télécharger la liste des titres à commander.

Le fichier au format csv contenant uniquement l'isbn du titre et sa quantité à commander est compatible avec l'interface client de Dilicom. On peut également ouvrir ce fichier csv avec LibreOffice.

Note: si vous souhaitez un moyen plus facile pour interagir avec Dilicom, contactez-nous.

Commander par email

Lorsque vous avez choisi le nombre d'exemplaires à commander pour chaque notice, vous pouvez envoyer un courriel au diffuseur pour lui passer commande. Cliquez sur l'îcone en forme de lettre à côté du nom du diffuseur. Ce clic ouvrira un courriel pré-rempli avec votre commande en utilisant votre client mail par défaut (par exemple, Thunderbird).

Le courriel contiendra la liste des notices, leur quantité, le coût total et le total modulo le pourcentage de remise du diffuseur.

Vous n'avez plus qu'à saluer votre destinataire et à envoyer le mail.

Valider l'envoi de la commande

Attention, certaines fonctionnalités ci-dessous sont en cours de finition.

Lorsque vous avez passé une commande, signalez-le par le bouton vert "Ok". Les notices correspondantes sont enlevées de la liste "À commander" et une nouvelle commande est créée. Elle apparaîtra dans la page "Commandes en cours".

Gérer les commandes en cours

Une fois qu'une commande est envoyée, on va devoir surveiller plusieurs étapes pour pouvoir la considérer reçue, et payée:

  • recevoir le colis et noter sa date de réception,
  • le comparer avec la commande initiale et le valider,
  • recevoir la facture de la part de l'éditeur ou du diffuseur,
  • envoyer le paiement,
  • et signaler qu'il a été encaissé.

Abelujo vous aide dans la gestion de ces étapes.