Gestión de depósitos

Nota: desde abril de 2023 la gestión de los depósitos se ha simplificado y se ha hecho más eficiente.

Depósitos simplificados: casos de uso

La gestión de depósitos en Abelujo le permite responder a las siguientes dos preguntas:

  • ¿Cuántas copias tengo en stock hoy para los libros de este depósito? (pregunta a la que el menú "Mi Stock" ya le permite responder, como veremos).
  • ¿Cuántas copias se han vendido entre dos fechas que seleccione para cada libro en este depósito?

A menudo, al principio, todos los libros de una pequeña editorial se mantienen en depósito en las librerías. Es posible entonces que, cuanto más funcione la librería, más empiece a dejar de depositar ciertos títulos y los pida de la forma habitual, a través de Dilicom o de su proveedor, en definitiva para comprarlos de manera definitiva. Nuestra gestión de depósitos lo hace posible.

Depósitos: una restricción

Esta es la única limitación para simplificar la gestión de depósitos en Abelujo: el mismo título no puede estar tanto en depósito como tenerlos de manera definitiva. Tiene que gestionar la transición usted mismo.

Para hacer la transición, debe asegurarse de vender el último título en depósito y luego guardar las nuevas copias definitivas (puede pedirlos antes).

Crear un depósito

Los depósitos simplificados se gestionan a través de dos posibilidades:

  • Utilizando una categoría dedicada.
  • Simplemente marque un valor como en depósito.

Si desea crear un depósito para el editor Small Editor, cree una nueva categoría: "Small Editor (depósito)" y marque la casilla "esta categoría es un depósito".

Utilice el menú Recepción para guardar todos los libros de este depósito en su categoría. Esto no cambia su forma de trabajar existente: cuando realiza un inventario, solo tiene un menú para usar, el menú Recepción. Cuando recibe un paquete, ya sea un pedido final o una llegada de entrega, siempre es el mismo menú.

Vemos una consecuencia en la organización de sus libros: un libro en depósito se guarda, en el software, en una categoría correspondiente a su depósito. No puede estar en 2 categorías a la vez. Por supuesto, puede almacenar los libros en las categorías como desee, no tiene que aislar cada libro en depósito de los demás.

En la página de estadísticas, el valor del fondo (sin impuestos y descontado sin impuestos) ignora los depósitos.

Guardar libros para reabastecerlos

Cuando recibe libros para su depósito, solíamos distinguir entre 2 casos:

  • El libro ya está en el depósito.
  • Esta es una novedad, que debe agregarse al deposito de este editor.

Ya no hay que hacer ninguna distinción con la gestión simplificada. Simplemente use el menú Recepción y guarde los libros en la categoría correspondiente a su depósito.

Venta de libros en depósito

No hay ninguna diferencia.

Con esta gestión simplificada, un libro no puede estar sección definitiva y en depósito al mismo tiempo.

Pedidos de libros en depósito

No hay ninguna diferencia. Utilice la lista de Pedidos, use la lista para su proveedor.

El menú de pedidos le permite obtener la lista de libros que desea pedir en formato de texto, en un correo electrónico preescrito, en formato PDF o en formato Excel.

Hacer un estado de cuenta de depósito

Utilizamos el menú Mi stock para extraer la información necesaria del software.

Vaya a Mi stock, en los filtros seleccione una categoría (correspondiente a su depósito). Haga clic en el botón Exportar y elija Selección (CSV) y Ventas.

Se le mostrará una nueva ventana que le pide una fecha de inicio y una fecha de finalización.

Obtendrá un archivo CSV (para Excel y LibreOffice) con una columna adicional en comparación con otros métodos de exportación: una columna "Ventas" que le da la cantidad de cada libro vendido entre estas dos fechas.

El archivo CSV ya le proporciona el número de cantidades actualmente en stock.

Envíe este archivo al responsable de su depósito, quien también verificará de acuerdo con sus archivos y calculará cuánto le debe, según descuentos, descuentos especiales, sobredescuentos y posibles sobredescuentos.

Depósitos (versión antigua y más completa)

Advertencia: este menú de depósitos es más complicado de usar y se eliminará en una futura versión de Abelujo. Esto se indica mediante el menú que aparece en un color atenuado.

La gestión de los depósitos es posible tanto como librero (la persona que recibe los registros) como editor (quien envía estos registros al librero).

La primera página muestra una tabla resumen de los depósitos actuales: nombre del depósito, distribuidor o editor asociado, fecha del estado del último depósito, número de alertas relacionadas con este depósito, cantidad actual de registros, costo total actual y próxima fecha límite.

Al hacer clic en el nombre de un depósito, esto le permite:

  • modificarlo,
  • ver información más específica, como:
    • la lista de registros asociados,
    • el número de ejemplares vendidos desde el último estado de depósito,
    • el importe que debe pagarse al editor,
  • y añadir nuevos registros.

Un botón "Nuevo depósito" le permite crear uno nuevo.

Añadir un libro en depósito

Añadir un libro que ya está en depósito es fácil, puede cambiar la cantidad actual.

Sin embargo, no es posible añadir una novedad a un depósito existente. Debe crear un nuevo depósito para el mismo proveedor. Si utiliza a menudo esta opción, use la versión simplificada de los repositorios descritos al principio de la página.

Los estados de los depósitos

Usted elige guardar un estado de depósito cuando paga a un editor.

Al mirar la información de un depósito, se puede hacer clic en "Guardar el estado de este depósito". Esto tiene el efecto de registrar la fecha de hoy como la nueva fecha de estado de depósito y volver a calcular el número de copias vendidas, la cantidad actual de registros y la cantidad que se pagará al editor.