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Estudio de funcionalidades

Introduccion

El objetivo de este documento es establecer las especificaciones funcionales de un programa libre de gestión de una librería asociativa. Eso significa que escribimos aquí lo que según nuestro estudio, se necesita de un programa para gestionar una librería diariamente.

Lo hemos escrito con una librería asociativa de Grenoble, Francia. Fue leído y ampliado por un par de otras (incluso una de Barcelona). Les invitamos usted a leerlo y decirnos si le parece suficiente para vuestra librería y si no, lo que falta. Así lograremos crear un programa útil para más asociaciones.

Otras especificaciones

Unos profesionales ya publicaron algunos pequeños estudios:

Glosario

Aquí definimos los términos que usamos por enseguida. Diferenciamos tres categorías:

Referencial

El referencial supone lo que la librería no decide: la descripción de los libros, las editoriales, etc.

Clientes

Una librería tiene diferentes tipos de clientes:

  • el cliente que hace negocio regularmente y con quien se quiere guardar un histórico.
  • los socios, que sostienen la librería con un pago regular (mensual) y que además pueden disfrutar de un descuento en la compra.
  • el cliente "anónimo", los otros.

Distribuidora

Una distribuidora es la entidad que distribuye los ejemplares. Una editorial puede ser también una distribuidora.

Editorial

La editorial del libro, del cd, de la camiseta.

Ficha

En una ficha encontramos todos las informaciones que describen un libro, un cd, etc.

La manera de guardar estas informaciones son compatibles con el formato MARC.

Etiqueta ( o Grupo )

Las fichas pueden ser agrupadas con una etiqueta. Puede corresponder a una temática.

Stock

El stock es el conjunto que permite representar el estado actual de la librería: el lugar, el número de ejemplares por lugar, etc.

Depósito

Un depósito es un conjunto de fichas con quantidades cuyos ejemplares fueron mandados por una distribuidora. La gran ventaja de un depósito es que los ejemplares van a ser pagados (facturados) una vez que estan vendidos. Los otros son devueltos.

Regularmente se verifica el estado del depósito para ver quanto se debe pagar, y verificar con el distribuidor que esta en depósito.

Existe un depósito automático. Los ejemplares vendidos son automáticamente pedidos.

Ejemplar

Al contrario de una ficha, un ejemplar es un objeto físico que podemos tener en los manos. Se debe cuidar que ejemplares de una misma ficha pueden estar distribuidos por diferentes distribuidoras. En este caso no se puede decidir cual pertenece a cual automáticamente. La elección se hace por el o la librera cuando un ejemplar esta vendido.

Ejemplar que falta

Un ejemplar que falta cuando se ha hecho inventoriado. Esta marcado como "falta" hasta que este encontrado, declarado perdido, etc

Lugar

Un lugar es un espacio físico donde los ejemplares estan guardados. Puede ser la librería misma (el lugar donde estan vendidos) tal como un almacén o un espacio temporaral como una caseta o feria.

Punto de venta

Es el lugar donde se puede vender ejemplares.

Reserva

Aquí los ejemplares no están vendidos.

Estante

Un estante esta en un lugar y esta compuesto por un conjunto de fichas.

Caseta o feria

Cuando vamos de feria llevamos ejemplares a vender a otro lugar, al acabar la feria volvemos a la librería para devolverlos.

Stock

El conjunto de lugares (con sus cantidades).

Histórico

El histórico permite saber lo que ocurrió: que vendimos, que movemos de lugar, que ejemplares entraron, etc.

Pedidos

Un orden de pedido es un documento que permite pedir a un distribuidor los ejemplares que a la librería le gustaría recibir.

Movimiento de stocks

Es el movimiento de un o mas ejemplares entre dos lugares de la librería. Por ejemplo, entre el almacén y el punto de venta.

Relación de depósitos o Albarán

Una relació de depósitos o Albarán es un documento relacionado con un distribuidor que permite comunicarse sobre el estado de un depósito. El librero y el distribuidor crean cada uno el suyo, les comparan y corrigen las diferencias.

Inventario

Con un inventario se verifica que las quantidades de ejemplares presentes inventariados se corresponda con la realidad.

Movimiento

Un movimiento es una operación que modifica el stock. Puede ser una salida de stock (una venta, un presente, un regreso, etc), una entrada (llegada de un paquete, etc) o un movimiento entre dos lugares.

Renovación de existencias

Una renovación de existencias es hacer un pedido de los libros vendidos.

Un amigo librero nos contó una funcionalidad que le gustó. Nota que puede ser un trabajo regular (todas las tardes, todas las semanas). Seria posible ver la lista de los títulos vendidos desde la ultima renovación y su cantidad. El usuario elige el nº de ejemplares para pedir y validar para ver la ficha siguiente. Las fichas aparecen en la cesta "a pedir".

Conceptos

Alerta

Una alerta hace preguntas y pide una resolución.

Por ejemplo, cuando se vende un ejemplar pero no se sabe si vendimos el ejemplar que recibimos del difusor "X" o el que compramos nosotros.

Cesta

Una cesta es un conjunto de fichas que ponemos en una "cesta" para visualizar mejor o usar mas tarde.

Por ejemplo:

  • la cesta automática de los ejemplares bajo un número de stock eligido,
  • la cesta de los libros que los clientes nos pidieron,
  • una cesta que propone los libros mas interesantes para una caseta sobre la bio, una más para una caseta en el mercado de domingo,
  • etc

Modificar una cesta no hace nada al stock.

Funccionalidades

Manipulación (física) de los stocks

Gerencia de los lugares

A conectarse, el o la usuarix selecciona el lugar en el que esta a fín de manipular el stock.

Visualización del histórico

Se puede ver todos los movimientos sobre el stock sob forma de una lista con il mínimum de las informaciones siguintes:

  • data
  • tipo de movimiento (entrada, salida, movimiento) o sob-tipo
  • su descripción (lugar de venta, los dos lugares para un movimiento, etc)
  • la lista de arquivos (con el título, la quantidad, la editorial, el difusor)

Il est possible de visualiser l'ensemble des mouvements sur le stock sous la forme d'une liste dont chaque ligne contient :

  • date
  • Type de mouvement (entée, sortie, déplacement) ou sous-type
  • description du mouvement (lieu de vente, les deux lieux pour un déplacement, etc.)
  • sous liste de fiches
    • edition
    • titre
    • quantité
À commander

Un usuario puede marcar una ficha como "por pedir", eligiendo lo quantidad. Así la ficha aparece en la cesta correspondiente.

Pedidas

Con cada ficha, se puede definir un número mínimum de ejemplares que siempre queremos en el stock. Este número puede ser por ficha, por lugar o global. Una ficha que pasa este número aparece en la cesta automática de "por pedir".

Edición de la pedida

Una pedida se hace geralmente por email pero tambien por telefono o correo.

Se puede preparer una lista de fichas para pedir y mandar automáticamente un email al difusor eligido.

Tambien se puede querer pedir las fichas en la cesta "por pedir" tanto como otras cestas. Así se debe poder eligir cual(es) cesta(s), eliminar o añadir una fichas, verificar el difusor por cada una y mandar un único email para cada difusor (y/o imprimir la lista).

Cuando esta finalizada, no se puede más editarla, excepto para marcar ejemplares que nunca llegaran, como cuando la editorial no tiene mas. En este caso no seran más añadidos en pedidas.

Respuesta del fornecedor

Las fichas estan marcados segun el estado de la pedida:

  • pedida (va a llegar),
  • notada (pedida pero faltaba y sera incluída en el próximo paquete),
  • falta, sin fecha (para pedir de nuevo),
  • agotado
  • etc

Entrées

Llegada de un paquete

Las fichas pedidas son marcadas como "en el stock".

Con el programa registramos una llegada: seleccionamos los libros, verificamos sus dados (precio, rebaja,…) y al final verificamos que ninguno falta.

Abrimos el paquete, estamos con los libros y una factura para verificar el paquete.

Llenamos:

  • el tipo de paquete (depósito fijo, compra, donacion)
  • difusor
  • n° de paquete
  • pagamiento imediato o mas tarde
  • precio total de la factura (incluso cargas de transporto)
  • registrar los libros (algunos ya estan en el banco de dados). Eligir un lugar. Comentarios.
Donación

Ejemplares dados a la librería.

Entrada irregular

Se puede registrar un ejemplar sín explicación, con el objectivo de corrigir errores. Por ejemplo, en el caso de un libro marcado como perdido pero que encontrámos de nuevo.

Salidas

Hay varias tipos de salidas del stock possibles:

  • venta
  • perdida
  • donación
  • salida irregular

Tambien se puede crear sub-tipos.

Salida de un paquete, regresos
  • un regreso es un paquete destinado a un difusor, con una fecha y una lista de fichas.
  • se puede imprimir la lista (para ponerla en el paquete).
  • esta salida diminua el número de ejemplares en el stock. Si un ejemplar estaba en dos lugares, el programa pide para que eligimos un.
    • los regresos aparecen en el histórico.

Para hacer regresos, seria práctico tener funcciones de pesquisa avançadas, tal como "mostrar los libros del difusor X que no se vendieron desde 12 meses", o "las novedades llegadas hace mas de 6 meses que no se vendieron", etc.

La venta
Notas generales

Lo que llamamos "venta" es la venta de una lista de ejemplares, no solo de un (aunque sea claro posible de vender una lista con un único ejemplar).

Unas librerías associativas no disponen de ordenador de caixa. Esta operación esta hecha en el fín de dia con una hoja escrita (entonces sín ISBN ni código barra).

Del punto de vista de librerías con un ordenador de caixa, una venta es el conjunto de los ejemplares pagados de una vez por el cliente.

Acciones possibles durante la venta

Los ejemplares vendidos estan seleccionados en una lista, buscando por palabras claves, por el ISBN, etc. El número de ejemplares en el stock esta diminuído y la venta aparece en el histórico.

Pueden aparecer casos particulares:

  • el ejemplar que se vende esta en varios depósitos. Esta creada una nueva alerta que se puede solucionar más tarde.
  • misma cosa cuando puede estar de varios difusores,
  • cuando aparece que se vende un ejemplar de un otro lugar que el punto de venta,
  • y cuando el ejemplar no esta más disponible en el punto de venta pero sí en una reserva.
Facturas

Hechas con un módelo.

Número de stock negativo

Puede acontecer. Debe ser posible vender algo mesmo que el programa diga que ya no esta. Una alerta esta creada.

Perdida

Caso este robado, estropeado, etc.

Donación

Estos ejemplares estan dados por personas.

Salida irregular

Sirve para corregir errores.

Movimiento de stock

Para mover elementos es possible seleccionarlos con el código ISBN, con una busqueda o seleccionar fichas de una cesta.

Hacer casetas

Trabajo inicio

Al preparer una caseta se puede tomar las fichas de una cesta.

Preparar la caseta

La caseta esta creada con el programa. Rellenamos informaciones: el lugar, la fecha, comentarios, etc.

Otros usuarios del programa pueden se juntar para trabajar. Añadimos libros y preparamos una lista.

Podemos añadir ejemplares con una busqueda del isbn o una busqueda manual (con criterios avanzados).

Al final, se puede imprimir la lista de los ejemplares que llevamos para la caseta. El programa asocia códigos de barra con cada ejemplar (no tiene siempre una relación con el isbn) afín de venderlos y devolverlos más rápidamente.

Durante la caseta

Se utiliza la lista (de papel) para marcar las ventas. No habemos siempre un ordenador.

Se puede traer más ejemplares para el stand o registrar una venta en el programa.

Regresos

Al regresar, usamos la lista (de papel) para contar las ventas.

Los ejemplares devolvidos estan registrados. Se puede hacer con el códigos de barras, una busqueda, etc.

Despues se registran los ejemplares vendidos. Se usa el mismo método de alertas (en caso de una venta con ambiguidad).

Al final sobra una lista de ejemplares perdidos.

Nota: esta procedura esta similar a la de un inventario.

Lugar de regreso de los ejemplares

Se conoce el lugar de orígen. Al hacer el regreso, el programa le aconseja.

Notas

Mataríamos mucho tiempo si el programa permitisse que varias personas trabajen en el mismo tiempo, cada una con un ordenador (un trabajo concurriente).

No nos preocupamos por el momento de un trabajo durante la caseta sín connección a internet.

Estantes

Para más tarde.

Gerenciar depósitos

Si existen alertas con este difusor, entonces no es posible hacer su balance. Precisa-se resolverlas.

Nota: resolver una alerta para este depósito no significa siempre resolverla de verdar: en el caso que un ejemplar tiene tres posibles difusores, podemos decir que este no es el suyo, pero no decimos cual de los dos otros lo es.

Hay difusores que piden para que ejemplares no queden más de un dicho tiempo en un depósito.

Ver el balance de los depósitos

Una lista de fichas:

  • editorial
  • título
  • autores
  • precio
  • stock inicial
  • venta
  • regreso
  • renovación
  • stock final

Tambien mostrar informaciones sobre los otros difusores.

Balance de depósitos

El balance de depósito esta hecho a un momento para un difusor.

Para cada ficha de su depósito, necesitamos ver estas informaciones:

  • stock inicial
  • stock actual
  • ventas desde el último balance
  • stock esperado
  • el número de ejemplares pedidos de nuevo
  • los regresos

Con depósitos automáticos, el balance esta hecho con una venta.

Inventarios

Inventario por lugar

Este funcionamento es similar a el de un caseta.

Cuando empezamos un inventario, marcamos el lugar como "ocupado". Así no puede ser modificado (no ventas, no entradas, no movimientos).

Los ejemplares estan registrados. Estan marcados como "inventariado".

Al final, alertas estan creadas para cada ejemplar que sobra o que falta. Necesitamos cerarlas para cerar el inventario.

Cuando un ejemplar tiene varios difusores, hay alertas (cómo durante de una venta, o de una salida en general).

Inventario por estante

Misma cosa pero con un estante.

Comandas de los clientes

Ya se puede registrar pedidos de un cliente (aparece en la cesta y en los dados del cliente).

Cuando el ejemplar llega, se crea una alerta. Se podria mandar un email automático.

Manipulaciones teóricas

Ver las fichas/el stock

Precisamos de la idea de fichas sín interes, que no estan mostradas si no estan más en el stock. Una ficha esta interesante cuando esta pedida o registrada. Despues, el usuario decide de este interes.

Necesitamos de ver las ventas en relación con el stock, para ver lo que pedimos de nuevo.

Necesitamos ver rápidamente el estado del stock. Se debe ver una lista de fichas, con sub-listas de ejemplares.

  • Ficha
    • editorial
    • título
    • autores
    • precio
    • difusores posibles
    • etíquetas
  • Stock
    • total
    • stock per lugar
    • los difusores del stock
  • Histórico
    • fecha del ultimo llegado
    • número de ejemplares de la última entrada
    • total de ventas desde la última entrada (con link desde el detalle del histórico)
    • comentario
  • se puede hacer acciones sobre un conjunto de fichas.
  • se puede imprimir/exportar parte de la lista.

Sob-lista para cada ejemplar:

  • difusor
  • localización
  • quantidad
Filtros
  • ver las fichas cuyo stock esta zero en el punto de venta pero positivo en un otra lugar
  • mas geralmente, mas filtros.
Acciones

Podemos seleccionar ejemplares y executar acciones en ellos:

  • suprimir una ficha (tecnicamente, sólo de-activación a fín de todavia verla en el histórico).
  • crear una cesta
  • marcar para comanda (con número de ejemplares y comentario)
  • añadir una etiqueta
  • mover
  • etc

Ver una ficha

  • informaciones de la ficha
  • histórico de los movimientos
  • marcada para comendar ?
  • comentario
  • etc

Acciones posibles:

  • modificar la ficha
  • fusionar con una otra ficha (en caso tenemos dos parecidas)
  • suprimir
  • pedir
  • mover
  • etc

Informes y estatísticas

Tendremos algo, pero que precisamente ?

  • ventas del dia, del mes ?
  • cífras sobre estantes (cual no funciona ? Grandes ventas permiten hacer descobrir otros libros ?)
  • conocer la parte de la cifra de negocios por estante, su progresión por año
  • deberiamos distinguir los productos con diferentes taxas de IVA.

Trabajar con alertas

Las decisiones para tomar un poco mas tarde (ver ejemplos en las partes "venta", "difusores", etc).

Stock negativo

Se puede. Creamos una alerta. Despues se debe hacer una entrada (por lo menos una "entrada irregular" para borrar un error).

Ambiguidad con varios difusores
Faltas

Comptabilité et trésorerie

Gerenciar la caja

Necesitamos:

  • una caja para vender ejemplares directamente
  • imprimir facturas (sistema particular a la librería, muchos números oficiales)

Nota: una libreria (asociativa) no tiene siempre un ordenador para la caja.

Contabilidad

Ahora nada mucho preciso.

  • gerenciar la IVA
  • facturas de los difusores
  • etc… ?

Diffusores

Visualizar los difusores

Una lista con:

  • su nombre
  • fichas y ejemplares en el stock
  • fichas y ejemplares en el depósitos (y el número vendido desde el ultimo balance de depósito)
  • fichas y ejemplares compradas directamente

Gerenciar los difusores

Se puede eligir un difusor preferido. Sera este el propuesto para una comanda o para resolver una alerta.

Comportamiento del programa

Usuarios y derechos

Necesitamos usuarios con unos derechos diferentes. No tienen todos el mesmo papel. Queremos evitar errores.

Gerenciar errores, histórico

Tendremos errores que recuperar.

Cuando sea posible, se puede anular una acción.

Se podría hacer una otra acción para corregirla.

Trabajo concurriente

Es un programa multi-usuario. (ver el caso de un inventario)

Trabajar sin internet

A ver.

Pero quien va a usar el programa sin internet ? Durante una caseta ?

Ergonomia

Mensajes visuales.

Otras funcionalidades

Estas no nos preocupan hoy en dia.

  • contabilidad
  • no internet
  • estantes
  • estatísticas precisas
  • libros de segunda mano

Si una le interesa mucho, hable con nosotros !