El objetivo de este documento es establecer las especificaciones funcionales de un programa libre para la gestión de una librería asociativa. Por lo tanto, escribimos aquí lo que según nuestro estudio, se necesita de un programa para gestionar una librería diariamente.
Lo hemos escrito con una librería asociativa de Grenoble, Francia. Fue leído y ampliado por otras (entre ellas, una de Barcelona). Os invitamos a leerlo y decirnos si os parece suficiente para vuestra librería y si no, nos contéis qué pensáis que falta. Así lograremos crear un programa útil para más asociaciones.
Unos profesionales ya publicaron algunos pequeños estudios:
Aquí definimos los términos que usamos en nuestro tabajo. Diferenciamos tres categorías:
El referencial significa lo que la librería no decide: la descripción de los libros, las editoriales, etc.
Una librería tiene diferentes tipos de clientes:
Una distribuidora es la entidad que distribuye los ejemplares. Una editorial puede ser también una distribuidora.
La editorial del libro, del cd, de la camiseta.
En una ficha encontramos todos las informaciones que describen un libro, un cd, etc.
La manera de guardar estas informaciones son compatibles con el formato MARC.
Las fichas pueden ser agrupadas con una etiqueta. Puede corresponder a una temática.
El stock es el conjunto que permite representar el estado actual de la librería: el lugar, el número de ejemplares por lugar, etc.
Un depósito es un conjunto de fichas con cantidades cuyos ejemplares fueron enviados por una distribuidora. La gran ventaja de un depósito es que los ejemplares van a ser pagados (facturados) una vez que se vendan. El resto serán devueltos.
Se verifica regularmente el estado del depósito para ver cuánto se debe pagar, y verificar con el distribuidor qué hay en depósito.
Existe un depósito automático. Los ejemplares vendidos se piden automáticamente.
Al contrario que la ficha, un ejemplar es un objeto físico que podemos tener en los manos. Se debe prestar atención ya que distintos ejemplares de una misma ficha pueden estar distribuidos por distribuidoras diferentes. En este caso no se puede decidir cuál pertenece a cuál automáticamente. Esta decisión la debe tomar el librero cuando realiza la venta.
Un ejemplar que falta cuando se ha hecho inventorio. Esta marcado como "falta" hasta que este encontrado, declarado perdido, etc.
Un lugar es un espacio físico donde los ejemplares se guardan. Puede ser la librería misma (el lugar donde se venden), un almacén o un espacio temporaral como una caseta o feria.
Es el lugar donde se venden ejemplares.
Aquí los ejemplares no están vendidos.
Un estante está en un lugar y está compuesto por un conjunto de fichas.
Cuando vamos de feria llevamos ejemplares a vender a otro lugar, al acabar la feria volvemos a la librería para devolverlos.
El conjunto de lugares (con sus cantidades).
El histórico permite saber lo que ocurrió: qué vendimos, qué movemos de lugar, qué ejemplares entraron, etc.
Un pedido es un documento que permite solicitar a un distribuidor los ejemplares que a la librería le gustaría recibir.
Es el movimiento de uno o más ejemplares entre dos lugares de la librería. Por ejemplo, entre el almacén y el punto de venta.
Una relación de depósitos o albarán es un documento relacionado con un distribuidor que permite informar sobre el estado de un depósito. El librero y el distribuidor crean cada uno el suyo, los comparan y corrigen las diferencias.
Con un inventario se verifica que las cantidades de ejemplares inventariados corresponden con la realidad.
Un movimiento es una operación que modifica el stock. Puede ser una salida de stock (una venta, un presente, un regreso, etc.), una entrada (llegada de un paquete, etc.) o un movimiento entre dos lugares.
Una renovación de existencias significa realizar un pedido de libros vendidos.
Un amigo librero nos contó una funcionalidad que le gustó: esto puede ser un trabajo regular (todas las tardes, todas las semanas). Seria posible ver la lista de los títulos vendidos desde la ultima renovación y su cantidad. El usuario elige el número de ejemplares para pedir y validar para ver la ficha siguiente. Las fichas aparecen en la cesta "a pedir".
Una alerta hace preguntas y pide una resolución.
Por ejemplo, cuando se vende un ejemplar pero no se sabe si vendimos el ejemplar que recibimos del distribuidor "X" o el que compramos nosotros.
Una cesta es un conjunto de fichas que ponemos en una "cesta" para visualizar mejor o usar mas tarde.
Por ejemplo:
Modificar una cesta no realiza cambios en el stock.
A conectarse, el/la usuarix selecciona el lugar en el que se sitúa con el fín de manipular el stock.
Se pueden ver todos los movimientos del stock mediante una lista con al menos la siguiente información:
Es posible visualizar el conjunto de movimientos en el stock a través de una lista en la que cada entrada contiene :
Un usuario puede marcar una ficha como "por pedir", eligiendo la cantidad. Así la ficha aparece en la cesta correspondiente.
Con cada ficha, se puede definir un número mínimum de ejemplares que siempre queremos en el stock. Este número puede ser por ficha, por lugar o global. Una ficha que pasa este número aparece en la cesta automática de "por pedir".
Una pedida se hace geralmente por email pero tambien por telefono o correo.
Se puede preparer una lista de fichas para pedir y mandar automáticamente un email al difusor eligido.
Tambien se puede querer pedir las fichas en la cesta "por pedir" tanto como otras cestas. Así se debe poder eligir cual(es) cesta(s), eliminar o añadir una fichas, verificar el difusor por cada una y mandar un único email para cada difusor (y/o imprimir la lista).
Cuando esta finalizada, no se puede más editarla, excepto para marcar ejemplares que nunca llegaran, como cuando la editorial no tiene mas. En este caso no seran más añadidos en pedidas.
Las fichas estan marcados segun el estado de la pedida:
Las fichas pedidas son marcadas como "en el stock".
Con el programa registramos una llegada: seleccionamos los libros, verificamos sus dados (precio, rebaja,…) y al final verificamos que ninguno falta.
Abrimos el paquete, estamos con los libros y una factura para verificar el paquete.
Llenamos:
Ejemplares dados a la librería.
Se puede registrar un ejemplar sín explicación, con el objectivo de corrigir errores. Por ejemplo, en el caso de un libro marcado como perdido pero que encontrámos de nuevo.
Hay varias tipos de salidas del stock possibles:
Tambien se puede crear sub-tipos.
Para hacer regresos, seria práctico tener funcciones de pesquisa avançadas, tal como "mostrar los libros del difusor X que no se vendieron desde 12 meses", o "las novedades llegadas hace mas de 6 meses que no se vendieron", etc.
Lo que llamamos "venta" es la venta de una lista de ejemplares, no solo de un (aunque sea claro posible de vender una lista con un único ejemplar).
Unas librerías associativas no disponen de ordenador de caixa. Esta operación esta hecha en el fín de dia con una hoja escrita (entonces sín ISBN ni código barra).
Del punto de vista de librerías con un ordenador de caixa, una venta es el conjunto de los ejemplares pagados de una vez por el cliente.
Los ejemplares vendidos estan seleccionados en una lista, buscando por palabras claves, por el ISBN, etc. El número de ejemplares en el stock esta diminuído y la venta aparece en el histórico.
Pueden aparecer casos particulares:
Hechas con un módelo.
Puede acontecer. Debe ser posible vender algo mesmo que el programa diga que ya no esta. Una alerta esta creada.
Caso este robado, estropeado, etc.
Estos ejemplares estan dados por personas.
Sirve para corregir errores.
Para mover elementos es possible seleccionarlos con el código ISBN, con una busqueda o seleccionar fichas de una cesta.
Al preparer una caseta se puede tomar las fichas de una cesta.
La caseta esta creada con el programa. Rellenamos informaciones: el lugar, la fecha, comentarios, etc.
Otros usuarios del programa pueden se juntar para trabajar. Añadimos libros y preparamos una lista.
Podemos añadir ejemplares con una busqueda del isbn o una busqueda manual (con criterios avanzados).
Al final, se puede imprimir la lista de los ejemplares que llevamos para la caseta. El programa asocia códigos de barra con cada ejemplar (no tiene siempre una relación con el isbn) afín de venderlos y devolverlos más rápidamente.
Se utiliza la lista (de papel) para marcar las ventas. No habemos siempre un ordenador.
Se puede traer más ejemplares para el stand o registrar una venta en el programa.
Al regresar, usamos la lista (de papel) para contar las ventas.
Los ejemplares devolvidos estan registrados. Se puede hacer con el códigos de barras, una busqueda, etc.
Despues se registran los ejemplares vendidos. Se usa el mismo método de alertas (en caso de una venta con ambiguidad).
Al final sobra una lista de ejemplares perdidos.
Nota: esta procedura esta similar a la de un inventario.
Se conoce el lugar de orígen. Al hacer el regreso, el programa le aconseja.
Mataríamos mucho tiempo si el programa permitisse que varias personas trabajen en el mismo tiempo, cada una con un ordenador (un trabajo concurriente).
No nos preocupamos por el momento de un trabajo durante la caseta sín connección a internet.
Para más tarde.
Si existen alertas con este difusor, entonces no es posible hacer su balance. Precisa-se resolverlas.
Nota: resolver una alerta para este depósito no significa siempre resolverla de verdar: en el caso que un ejemplar tiene tres posibles difusores, podemos decir que este no es el suyo, pero no decimos cual de los dos otros lo es.
Hay difusores que piden para que ejemplares no queden más de un dicho tiempo en un depósito.
Una lista de fichas:
Tambien mostrar informaciones sobre los otros difusores.
El balance de depósito esta hecho a un momento para un difusor.
Para cada ficha de su depósito, necesitamos ver estas informaciones:
Con depósitos automáticos, el balance esta hecho con una venta.
Este funcionamento es similar a el de un caseta.
Cuando empezamos un inventario, marcamos el lugar como "ocupado". Así no puede ser modificado (no ventas, no entradas, no movimientos).
Los ejemplares estan registrados. Estan marcados como "inventariado".
Al final, alertas estan creadas para cada ejemplar que sobra o que falta. Necesitamos cerarlas para cerar el inventario.
Cuando un ejemplar tiene varios difusores, hay alertas (cómo durante de una venta, o de una salida en general).
Misma cosa pero con un estante.
Ya se puede registrar pedidos de un cliente (aparece en la cesta y en los dados del cliente).
Cuando el ejemplar llega, se crea una alerta. Se podria mandar un email automático.
Precisamos de la idea de fichas sín interes, que no estan mostradas si no estan más en el stock. Una ficha esta interesante cuando esta pedida o registrada. Despues, el usuario decide de este interes.
Necesitamos de ver las ventas en relación con el stock, para ver lo que pedimos de nuevo.
Necesitamos ver rápidamente el estado del stock. Se debe ver una lista de fichas, con sub-listas de ejemplares.
Sob-lista para cada ejemplar:
Podemos seleccionar ejemplares y executar acciones en ellos:
Acciones posibles:
Tendremos algo, pero que precisamente ?
Las decisiones para tomar un poco mas tarde (ver ejemplos en las partes "venta", "difusores", etc).
Se puede. Creamos una alerta. Despues se debe hacer una entrada (por lo menos una "entrada irregular" para borrar un error).
Necesitamos:
Nota: una libreria (asociativa) no tiene siempre un ordenador para la caja.
Ahora nada mucho preciso.
Una lista con:
Se puede eligir un difusor preferido. Sera este el propuesto para una comanda o para resolver una alerta.
Necesitamos usuarios con unos derechos diferentes. No tienen todos el mesmo papel. Queremos evitar errores.
Tendremos errores que recuperar.
Cuando sea posible, se puede anular una acción.
Se podría hacer una otra acción para corregirla.
Es un programa multi-usuario. (ver el caso de un inventario)
A ver.
Pero quien va a usar el programa sin internet ? Durante una caseta ?
Mensajes visuales.
Estas no nos preocupan hoy en dia.
Si una le interesa mucho, hable con nosotros !