Clients

La gestion des clients dans Abelujo vous permet de:

• enregistrer les données clients
• réserver des livres
• être prévenus lorsqu'un livre réservé est arrivé et le mettre de côté
• envoyer un message à ce client (courriel ou SMS)
• voir l'historique d'un client.

Créer un client en base de données

Vous avez 2 moyens pour entrer les coordonnées d'un nouveau client.

Sur la barre de navigation, cliquez sur "Base de données" et "Clients". Cela vous amène sur la page d'administration. Cliquez sur le "+" bleu pour créer un nouveau client.

Depuis la page vente, vous avez le bouton "+" à côté du champ de sélection d'un client.

Entrez autant d'informations que vous le souhaitez. Seul le nom est nécessaire.

Parmi les champs à renseigner, vous trouverez:

• ses informations bancaires, à faire apparaître sur les factures.
• une case à cocher si ce client est exonéré de TVA
• une remise à appliquer automatiquement à la vente (notamment si ce client est institutionnel, voir ci-dessous).

Client institutionnels

Lors de sa création, vous pouvez indiquer qu'un client est un client institutionnel, et lui assigner une remise par défaut (9%). Cela permet d'appliquer une remise en caisse automatiquement.

Commandes des bibliothèques

De plus, nous travaillons sur une application web à destination de vos clients institutionnels, afin de les aider à commander des livres, et à vous aider à obtenir leur liste de livres à commander. Vous ne devriez plus utiliser de courriels ou des bouts de papier !

Cette application est distincte d'Abelujo. Elle est en cours de test avec notre partenaire. Veuillez nous contacter si vous êtes intéressé·e, merci.

Exporter les données client

Vous pouvez exporter les données des clients que vous avez dans votre base de données. Cela vous sera utile si vous utilisez d'autres services, par exemple un gestionnaire d'infolettres.

Allez dans le menu Clients de la base de données (voir ci-dessus). Sélectionnez tous les clients (case à cocher de la colonne de sélection, à gauche), puis cliquez à côté du bouton "Envoyer" pour sélectionner "Export en CSV".

Vous pouvez ouvrir ce fichier CSV avec un tableur (Libre Office Calc, Excel). Soyez sûr de choisir le point-virgule comme séparateur de champs et d'ouvrir le document avec l'encodage utf8 ou latin (sinon, vous verrez du charabia à la place des accents).

Enregistrer le client pour une vente

Lors de la vente, vous pouvez choisir un client, pour enregistrer son historique d'achats.

Entrez les articles comme d'habitude, puis cliquez sur le champ d'entrée intitulé "Client…", et tapez les premières lettres du nom ou du prénom. Le logiciel vous propose une liste, choisissez, validez avec la touche Tabulation ou Entrée.

Consulter un compte client

À plusieurs endroits, le logiciel vous réfèrera vers une page client.

Vous y trouverez:

• ses informations personnelles et de contact
• la date de création de son compte
• son historique d'achats, ses derniers achats
• ses dépenses du mois en cours, de l'année en cours, du mois et de l'année précédente
• ses rayons préférés
• ses commandes en cours.

Chercher un client

Le logiciel vous redirige depuis plusieurs endroits vers une page client.

Vous pouvez chercher un client depuis la recherche rapide de la barre de navigation: commencez une recherche par un point d'interrogation et entrez au moins 3 lettres. Le logiciel vous propose un choix de clients correspondant.

Exemple: ?vinc trouvera les clients dont le nom ou le prénom contient "vinc".

Cherchez sans les accents, le logiciel vous retournera les résultats avec ou sans accents.

Exemple: ?élis retournera autant "Élise" que "Elise" ou "Mélissa".

Réservations

Réserver un livre pour un client

Sur la fiche d'un livre, cliquer sur l'icône correspondante. Cette icône vous indique le nombre de clients pour lesquels cette notice est réservée.

Vous obtenez une fenêtre modale afin de choisir un client parmi ceux de votre base de données.

Lorsque vous réservez un livre pour un client, deux cas de figure se présentent: vous avez le livre en stock ou vous ne l'avez pas.

• si vous ne l'avez pas en stock, le livre est ajouté à la liste des commandes. Il sera commande à Dilicom ou à votre fournisseur lorsque vous validerez cette liste.
• si vous l'avez déjà en stock, cliquer sur le bouton Réserver veut dire "j'ai pris ce livre et je l'ai mis de côté pour ce client". Il n'est pas ajouté aux commandes automatiquement. Si vous souhaitez le commander à nouveau, cliquez sur l'icône correspondante (le caddie, en orange). Vous pouvez également définir un seuil minimum à toujours avoir en stock pour ce livre. Lorsqu'il est dépassé (par exemple on arrive à 0 exemplaires alors qu'on en veut toujours 1), il est ajouté automatiquement à la liste de commandes.

Ce n'est pas le seul moyen pour que des réservations soient enregistrées. Si nous l'avons mis en place, votre site vitrine peut aussi le faire (avec ou sans achat en ligne, avec retrait au magasin ou envoi postal).

Être prévenu de l'arrivée du livre

Vous recevrez une notification qu'un livre réservé est arrivé dans le menu Réception.

Cliquez dessus pour agir sur cette notification.

Cliquez sur OK si vous avez mis le livre de côté. Cette action décompte le livre du stock.

La page livre vous montre que ce livre n'est plus compté comme présent en stock, mais qu'il est réservé:

Prévenir le client

Dans le menu Commandes Clients, cliquez sur l'icône vous faisant par d'une réservation. Vous obtenez une fenêtre modale avec les informations du ou des client·es ayant réservé ce livre.

Vous pouvez cliquer sur l'icône mail pour ouvrir un courriel pré-écrit avec votre client mail. Le courriel contient déjà l'adresse de destination et un message type.

Vous pouvez également consulter toutes les commandes en cours et envoyer un seul message pour plusieurs commandes, avec le menu suivant.

Pros: voyez ci-dessous pour des options supplémentaires, telles que l'envoi de SMS.

Voir toutes les réservations en cours

Allez sur le menu "Commandes clients". Vous obtenez une liste de clients et de leurs réservations en cours.

Sur cette page, vous pouvez:

• envoyer un seul message pour toutes les livres réservés par ce client, si vous avez renseigné un courriel pour ce client (icône enveloppe bleu à côté de l'adresse email)
• archiver une réservation. Le livre est remis en stock. Cette réservation est annulée, archivée et ainsi elle est gardée dans la base de données.

Si votre site web acceptait des commandes et paiements en ligne, vous verriez si une commande a déjà été réglée, s'il faut l'envoyer au client, par quel moyen (collissimo, point relais…), et à quels frais.

Vendre les réservations d'un client.

Lors de la vente, choisissez un client. Si ce client a des réservations en cours, le logiciel vous propose de les importer dans la vente en cours.

Vous pouvez également d'abord bipper un livre et renseigner le client. Le logiciel reconnaitra que ce livre était réservé pour ce client, et supprimera la réservation.

Options Pro

Contactez-nous pour:

• envoyer un SMS au client (requiert un abonnement supplémentaire).
  • vous pouvez utiliser le bouton SMS depuis votre smartphone pour utiliser l'appli de messagerie de votre choix. Ce faisant, vous n'avez pas besoin d'abonnement supplémentaire, vous utiliserez le votre.
• envoyer un courriel pré-écrit avec un seul clic sur un bouton.
  • sinon, utilisez le bouton "Courriel" pour ouvrir un mail pré-écrit avec votre client mail de bureautique (Thunderbird, Outlook).

Options du site web: commande et paiement en ligne

Votre site web peut accepter des réservations et vous envoyer une simple notification par courriel (option disponible dans notre catalogue en ligne clefs en main ABStock).

Mais nous pouvons également mettre en place le paiement en ligne (paiements sécurisés avec la plateforme Stripe). En ce cas, une commande apparaitra également sur cette page et montrera des informations additionnelles: achat en ligne, à envoyer ou à retirer en boutique, etc.