Spécifications fonctionnelles

Fonctionnalités d'un logiciel de gestion de librairie selon le SLF

mis à jour le 03 décembre 2020

Le Syndicat de la Librairie Française a publié une étude qui s'attache à lister les fonctionnalités de base attendues d'un logiciel de gestion de librairie:

http://www.syndicat-librairie.fr/les_logiciels_de_gestion_en_librairie

Alors, Abelujo tient-il la route ?

Autres questions préalables

Le diable se cache dans les détails. Posez-vous également ces questions lorsque vous considérez un nouveau logiciel:

  • Le logiciel est-il rapide, plante-t-il, est-il sympa à utiliser, est-il souvent mis à jour, gère-t-il la recherche avec ou sans accents correctement ? (et ce n'est pas le cas de tous les logiciels du marché)
  • Oblige-t-il la librairie a utiliser des ordinateurs puissants, qui plus est obligatoirement sous Windows, à les laisser allumer toute la nuit ? Cela induit de nouveaux coûts.
  • La base de données est-elle sous un format standard et lisible avec des logiciels libres et gratuits ?
  • Si la société venait à arrêter son développement (et cela est arrivé avec un logiciel du marché en 2020), le logiciel serait-il disponible et modifiable par de nouveaux développeurs ?
  • Peut-on tester, voir sa documentation et étudier le logiciel avant de l'acheter ?

Liste des fonctionnalités

Voici la liste des fonctionnalités attendues par l'étude, et le positionnement actuel d'Abelujo.

Matériel informatique

Logiciel de gestion et équipement informatique

« Certaines sociétés proposent des offres d'achat de logiciel "clés en mains") qui intègrent dans leur prestation l'acquisition de matériel informatique, provenant en général de constructeurs connus (DELL, HP, ...). Vous devez être en capacité de bien évaluer la performance de ce matériel (disque dur, mémoire, rapidité du processeur). Vous pouvez également acquérir le matériel indépendamment de votre prestataire de logiciel, en veillant à la compatibilité de ce ou ces machines avec les besoins du logiciel. Quelque soit le mode d'acquisition, il faut veiller à bien disposer d'une maintenance du parc informatique. »

✔ Vous n'avez rien à faire, nous installons Abelujo sur nos serveurs et vous y accédez depuis un navigateur web.

Si vous l'installez vous-même, vous pouvez le faire sur un serveur OVH premier prix qui coûte 6€ par mois (mais vous prendrez un plus cher pour avoir de meilleures performances).

Administration et bases de recherches

Paramétrage de la gestion des droits locaux.

«Qui peut faire quoi ?»

⛌ Pas encore existant sous Abelujo: un utilisateur a tous les droits d'administration. Cela nous impacte peu, car Abelujo est plutôt dédié aux petites équipes.

Cependant, le catalogue en ligne ABStock permet à n'importe qui de consulter le stock "en lecture seule", sans pouvoir modifier la base.

Recherche multicritères

«Dans la base de données livres active (le FEL, médiabase, Electre, autre...) ou dans la base parking. Savoir si un import Electre est possible à partir du logiciel.» «Chaque gestionnaire de stock est organisé avec une base active (tous les titres présents dans la librairie) et une base "parking" (l'ensemble des titres disponibles répertoriés).»

✓ OK

Notre base active: le FEL à la demande, à laquelle on demande les mises à jour à chaque consultation de notice, et sur laquelle on cherche les titres par ISBN.

Le "parking": la base de données existante, notre fonds, "Mon Stock".

Recherche multicritère OK, augmentée régulièrement selon des demandes client.

Recherche par quantité en stock (soit: "quel est mon stock mort ?"): possible, par ordre de grandeur de prix, etc.

Les accents sont gérés.

Pour la petite histoire, ils ne sont pas bien gérés dans un logiciel professionnel que nous avons essayé en juin 2020.

Fichier distributeurs-diffuseurs

«Mises à jour régulières par le FEL et DILICOM» «Le changement de diffuseur - distributeur par un éditeur se fait automatiquement dans ces fichiers.»

✓ OK.

Le logiciel met à jour le distributeur à chaque consultation d'une notice. L'information est donnée par le FEL à la demande.

Ventilation

Hiérarchisation facile à organiser : par librairies, par familles ou rayons, par thèmes, ...

«Attention à ne pas trop compliquer les ventilations pour que les données restent facilement exploitables.»

rayons: ✔ OK

thèmes: on voit le thème CLIL (tel que fournit par Dilicom) sur une fiche.

On peut ventiler par lieux, ce qui est utile pour créer une réserve ou des lieux de stockage.

Ventes en caisse

«La liaison monétique CB»

=> à définir. Nos clients utilisent la CB sans interface spécifique depuis Abelujo.

«La liaison fidélité (la carte de fidélité, puce RFID, ...)»

=> carte de fidélité à venir

«Ticket des "Z" (les recettes de la journée et la remise à zéro caisse)»

✔ recettes de la journée OK

«Ticket des "X" (la situation de la caisse à l'instant T) pour comptage des clients par tranches horaires.» => non

«Journaux de caisse (CA par ventilations et remises/CA par taux de TVA)»

=> historique des ventes et autres mouvements de stock http://abelujo.cc/docs/hist/

Nous avons un minimum de ventilation, mais plus est à venir.

Remises accordées aux clients

✔ OK

CA et marge par taux de TVA

✔ OK. L'historique des ventes donne le total du CA pour la TVA 5,50% et le reste.

«CA période par taux de TVA (au mois/mois, 12 ou 24 mois)»

✔ au mois: OK

Ventiler par 12 ou 24 mois est faisable, mais à faire.

«Comptage de caisse»

RAS

Édition d'une facture en caisse

✔ OK

On peut choisir un client, et générer une facture automatiquement. On peut créer des listes de livres (par exemple, pour des commandes de collectivités), et générer un devis et une facture.

On voudra plus de fonctionnalités liées aux factures: suivi du paiement, etc. On y travaille.

Mise à jour immédiate des stocks dès enregistrement de la vente

✔ bien sûr !

Gestion des fichiers clients

✔ Création de clients: OK

Dans les tuyaux: comptes clients et bons de réduction.

Ventes facturation

✔ OK

Émission de bordereau de livraison

Transformation en factures de plusieurs bordereaux de livraisons (mensuelles)

Suivi des encours, affectations des virements

CA facturation par période (mention du brut remises, net remises)

Gestion des relances

Ventes globales

«CA comptant, facturé, total sur période de 12 à 24 mois»

cf plus haut ?

Achats

«Historique des 36 derniers mois» «Historique des 7 derniers jours»

=> historique des entrées OK

Pour un titre

«Historique des 5 dernières semaines»

✔ OK

«Sélection d'un rayon, d'un ensemble de rayons (sous la responsabilité d'un vendeur) pour achats.»

pas de notion de vendeur.

«Consultation d'un journal des ventes du jour»

✔ OK

«Possibilité de revoir le titre plus tard»

✔ OK

«Possibilité d'examen de la proposition de commande pour sa hiérarchie (double étage)»

=> Non approprié

«Établissement d'un seuil minimum (utile pour certaines collections)»

✔ OK

En arrivant sous le seuil le titre se place dans une liste automatique "à commander", que le libraire modifie et valide à posteriori.

Panier immédiat et personnalisé

«Panier différé (début de mois par exemple)»

Gestion des achats et entrée en stock en "dépôt"

Plus ou moins.

Notre menu Dépôts est encore un peu brut. Nous pouvons retrouver en sus des informations utiles dans le menu Historique des fournisseurs, pour voir les ventes par distributeur, ou par un éditeur avec qui on serait en dépôt.

«Date de début et de fin d'opérations (avec conditions spéciales)»

«Choix du lieu d'achat»

?

Réceptions

Avis d'expédition

Fiche de réception

Reprise réception non clôturée

Gestion des soldes

Retours

«Sélection par date d'entrée»

« Sélection par le stock âgé ou par fournisseur à l'intérieur d'une tranche»

=> on peut chercher notre stock par date d'entrée ou par fournisseur, on peut voir le stock agế n'ayant pas bougé.

À manipuler avec une liste et l'on choisit "Retour au fournisseur".

Commandes clients

Plus ou moins. En cours de développement.

«Recherche facile dans un fichier client»

✔ OK

«Différentes segmentations clients»

«Émission d'un message SMS ou courriel pour arrivée de commandes spéciales»

Courriel pré-formatté à envoyer avec son client mail de bureautique. Emails automatiques possibles, mais abonnement assez cher, donc solution non retenue (et non demandée).

«CA par clients»

«Historique des achats avec mention du code rayon»

À venir.

«Sortie étiquettes»

«Mails groupés»

«Statut de stock réservé pour client visible»

✔ OK (mai 2021)

Traçabilité

«Tous mouvements sur stocks (vente, achat, retour, réception)»

✔ OK

«Possibilité de correction de stock conservée et de listage»

«Reconstitution de la vie d'un titre et justification du stock actuel»

✔ OK

Système EDI

«Les échanges de données informatisés permettent de transmettre de façon dématérialisée les commandes aux fournisseurs et recevoir et intégrer automatiquement les modifications des fiches articles (prix, nouveautés, dates de parution, ...) avis d'expédition, les factures dématérialisées, etc.»

À venir.

Pour commander on utilise une liste, on l'exporte en CSV (ISBN, quantité) et on l'envoie par nos propres moyens, par exemple sur notre compte client Dilicom.

Inventaire

«Permanent»

«Zonage»

inventaire par lieu physique ou rayon

«Calcul des dépôts» «État de sortie : inventaire physique et inventaire théorique supérieur et/ou inférieur => OK» «État résumé d'inventaire par code rayon : nombre de références, nombre de volumes, stock en valeur vente, en valeur achat»

On peut faire un inventaire par rayon. Pas de vue globale rayon par rayon.

«Calcul de la provision pour dépréciation du stock»

Statistiques

«Analyse des rotations de stocks fin de mois, globale/rayons»

Un peu, à augmenter.

«État sur 12 mois et possibilité de recherches au delà de 12 mois»

Recherche OK.

«Stock âgé global et par rayons : atteinte des différentes catégories d'âge de stocks par simple clic, par diffuseur, éditeur, collection avec mention du nombre de références, nombre de volumes, et valeur du stock en prix de vente HT et prix d'achat HT.»

Stock agé: un peu.

État des ruptures de stock

«Marges globales par rayons ou par rayons sur achats => non» «Achats/ventes/Retours globaux et par rayons»

Comptabilité

«Interface de vente, achats avec les logiciels de comptabilité : EBP, Sage, Ciel»

Transmission

«Passer des commandes, retours, avis d'expédition Dilicom»

À venir. Actuellement on peut exporter un fichier CSV de nos commandes et l'envoyer sur notre compte Dilicom.

Maintenance

«Télémaintenance assurée par la SSII fabriquant le logiciel»

✔ OK

Papeterie

✔ OK. Les ISBNs sont trouvés avec Dilicom.

Livres d'occasion

«Gestion des fonds d'occasion»

✔ Vaste sujet, mais possible, à voir selon le fonctionnement voulu. Nos libraires font de l'occasion.

Conclusion

Si vous avez des doutes, des remarques, des envies, n'hésitez pas à nous contacter.