Commandes

La gestion des commandes dans Abelujo se fait avec les étapes suivantes:

  • marquer rapidement quelle(s) notice(s) de livre doit être commandée au diffuseur (ou à l'éditeur). Cela peut se faire depuis plusieurs endroits:

    • sur la fiche d'un livre,
    • sur une liste,
    • sur la page de commandes
    • lors d'une vente,
    • sur la page de recherche dans son stock,
    • sur la page de recherche libre.
  • visualiser les fiches à commander,

  • passer la commande. Actuellement, on peut envoyer notre liste de commande par email aux diffuseurs ou bien exporter la liste au format CSV approprié pour l'envoyer nous-même via le site de Dilicom.

Note: passer la commande automatiquement à Dilicom dépend de votre abonnement. Veuillez nous contacter pour la mettre en place.

Vue de la liste de fiches à commander

Marquer une notice à commander

Ajout manuel

Il est possible de marquer les notices à commander manuellement, mais aussi automatiquement.

Depuis la fiche d'un livre

Sur la fiche d'un livre, un bouton vous permet soit d'ajouter ce livre dans la liste des livres à commander s'il n'y est pas déjà, soit d'incrémenter le nombre d'exemplaires à commander.

NB: cette action ne passe pas commande automatiquement à Dilicom, vous pouvez encore modifier la liste.

Marquer un livre à commander depuis sa fiche.

Depuis la page de commandes

Un champ de recherche permet de rechercher une notice par isbn ou par mots-clefs. La notice sélectionnée est ajoutée à la liste de commandes de son fournisseur. Si elle n'en avait pas et qu'un fournisseur est sélectionné dans la liste déroulante, ce fournisseur lui est donné.

Une recherche par mots-clefs cherche dans le stock actuel, mais on peut entrer tout isbn, y compris celui de nouveautés qu'on n'a pas encore en stock.

Depuis l'historique (réassort)

Sur l'historique des ventes d'une journée, vous trouverez le bouton orange "Commander". À son côté, un chiffre vous indique l'état du stock actuel.

Cette vue de l'historique sert donc également de vue de réassort.

Depuis la page Stock

Lorsqu'on visualise le stock, on peut sélectionner une ou plusieurs notices et cliquer sur le bouton "Commander". Un message va confirmer que les notices sélectionnées ont été ajoutées à la liste spéciale "À commander".

Depuis les résultats de recherche

Dans le menu Recherche, vous trouverez également le bouton orange pour ajouter un résultat dans la liste de commandes.

Veuillez noter que les résultats de recherche sont indépendants du FEL à la demande de Dilicom ou de l'API Electre, et peuvent être différents. Néanmoins, nous enregistrons bien les données du livre prises auprès d'un de ces fournisseurs (selon votre abonnement).

Ajout automatique

Lorsqu'on vend une notice, si sa quantité en stock passe en dessous du seuil minimum demandé pour ce livre, la notice est ajoutée dans la liste des commandes, avec une quantité à commander à 0: ce sera à vous de reprendre la liste et de choisir les quantités.

Ce seuil minimum est égal à 1 par défaut, mais il est modifiable pour chaque notice.

NB: cet ajout automatique est désactivé par défaut. Pour l'activer, allez dans la page Préféreences et cochez "commande automatique à la vente".

NB: cette fonctionnalité n'est pas recommandée pour les stocks importants.

Ajout automatique après réservation pour un client

Si vous commandez (ou réservez) pour un client un livre que vous n'avez pas en stock, alors une ligne est ajoutée automatiquement dans la liste des commandes.

Visualiser les fiches à commander

Pour voir la liste des notices marquées à commander, cliquez sur l'entrée "À commander" du menu.

Vous pouvez soit voir la liste entière, soit voir les notices groupées par diffuseur. La liste présente le titre du livre, son prix, sa quantité restante en stock et la quantité à commander par défaut (soit le nombre nécessaire pour arriver au seuil minimum demandé pour cette notice).

Pour enlever une notice définitivement, cliquez simplement sur la croix de la ligne correspondante.

Commander

Commander avec Dilicom

La liaison avec Dilicom dépend de votre abonnement. Veuillez nous contacter pour la mettre en place.

Exporter la liste et l'envoyer au fournisseur (Dilicom)

Le bouton "Exporter" vert en haut de page permet de télécharger la liste des titres à commander.

Le fichier au format csv contenant uniquement l'isbn du titre et sa quantité à commander est compatible avec l'interface client de Dilicom. On peut également ouvrir ce fichier csv avec LibreOffice.

Commander par email

Lorsque vous avez choisi le nombre d'exemplaires à commander pour chaque notice, vous pouvez envoyer un courriel au diffuseur pour lui passer commande. Cliquez sur l'îcone en forme de lettre à côté du nom du diffuseur. Ce clic ouvrira un courriel pré-rempli avec votre commande en utilisant votre client mail par défaut (par exemple, Thunderbird).

Le courriel contiendra la liste des notices, leur quantité, le coût total et le total modulo le pourcentage de remise du diffuseur.

Vous n'avez plus qu'à saluer votre destinataire et à envoyer le mail.

Valider l'envoi de la commande

Attention, certaines fonctionnalités ci-dessous sont en cours de finition.

Lorsque vous avez passé une commande, signalez-le par le bouton vert "Ok". Les notices correspondantes sont enlevées de la liste "À commander" et une nouvelle commande est créée. Elle apparaîtra dans la page "Commandes en cours".

Gérer les commandes en cours

En développement.

Une fois qu'une commande est envoyée, on va devoir surveiller plusieurs étapes pour pouvoir la considérer reçue, et payée:

  • recevoir le colis et noter sa date de réception,
  • le comparer avec la commande initiale et le valider,
  • recevoir la facture de la part de l'éditeur ou du diffuseur,
  • envoyer le paiement,
  • et signaler qu'il a été encaissé.

Abelujo vous aide dans la gestion de ces étapes.

Commandes de collectivités

Utilisez une liste pour préparer puis valider vos commandes passées par les collectivités:

  • ajoutez des titres sans modifier votre état de stock,
  • créez des factures et devis,
  • commandez:
    • commandez vous-même avec le menu Export -> format Dilicom
    • ou bien envoyez le contenu de la liste à la liste des commandes en attente.