mis à jour en novembre 2024
Derniers ajouts:
Le Syndicat de la Librairie Française a publié une étude qui s'attache à lister les fonctionnalités de base attendues d'un logiciel de gestion de librairie:
http://www.syndicat-librairie.fr/les_logiciels_de_gestion_en_librairie
Alors, que propose Abelujo ?
Le diable se cache dans les détails. Posez-vous également ces questions lorsque vous considérez un nouveau logiciel:
Voici la liste des fonctionnalités attendues par l'étude, et le positionnement actuel d'Abelujo.
« Certaines sociétés proposent des offres d'achat de logiciel "clés en mains") qui intègrent dans leur prestation l'acquisition de matériel informatique, provenant en général de constructeurs connus (DELL, HP, ...). Vous devez être en capacité de bien évaluer la performance de ce matériel (disque dur, mémoire, rapidité du processeur). Vous pouvez également acquérir le matériel indépendamment de votre prestataire de logiciel, en veillant à la compatibilité de ce ou ces machines avec les besoins du logiciel. Quelque soit le mode d'acquisition, il faut veiller à bien disposer d'une maintenance du parc informatique. »
✔ Vous n'avez rien à faire, nous installons Abelujo sur nos serveurs et vous y accédez depuis un navigateur web.
Ainsi, vous ne devez pas acquérir de nouvel ordinateur. Vous pouvez utiliser Windows, Mac ou Linux (Ubuntu, LinuxMint). Votre ordinateur n'a pas besoin d'être puissant, vous devez avoir un navigateur web et une connexion internet.
Si vous l'installez vous-même, vous pouvez le faire sur un serveur OVH premier prix qui coûte 6€ par mois (mais vous prendrez un plus cher pour avoir de meilleures performances).
«Qui peut faire quoi ?»
✓ OK. Gestion des utilisateurs et des droits. Vous pouvez avoir un ou des utilisatrices et utilisateurs avec tous les droits, qui peuvent modifier le stock, d'autres avec droit de regard mais sans droit de modification.
Rappelons qu'Abelujo est multi-utilisateurs et multi-postes par défaut.
«Dans la base de données livres active (le FEL, médiabase, Electre, autre...) ou dans la base parking. Savoir si un import Electre est possible à partir du logiciel.» «Chaque gestionnaire de stock est organisé avec une base active (tous les titres présents dans la librairie) et une base "parking" (l'ensemble des titres disponibles répertoriés).»
✓ OK
Notre base active: le FEL à la demande par web service de Dilicom, à laquelle on demande les mises à jour à chaque consultation de notice, et sur laquelle on cherche les titres par ISBN, ainsi que le service web d'Electre. Abelujo fonctionne aussi sans ces bases, mais il trouve moins de données sur chaque livre.
Le "parking": la base de données existante, notre fonds, "Mon Stock".
Recherche multicritère: OK. Qui plus est, la recherche multicritères dans la base du livre français est possible avec un abonnement Electre.
Recherche par quantité en stock (soit: "quel est mon stock mort ?"): OK.
Également par ordre de grandeur de prix, par quantité vendue,
par date de publication, par date d'ajout au stock, etc.
Voir notre documentation.
Les accents sont gérés.
Pour la petite histoire, ils ne sont pas bien gérés dans un logiciel du marché que nous avons essayé en juin 2020.
«Mises à jour régulières par le FEL et DILICOM» «Le changement de diffuseur - distributeur par un éditeur se fait automatiquement dans ces fichiers.»
✓ OK.
Le logiciel met à jour le distributeur à chaque consultation d'une notice. L'information est donnée par le FEL à la demande par web service de Dilicom.
«Attention à ne pas trop compliquer les ventilations pour que les données restent facilement exploitables.»
rayons: ✔ OK
thèmes: on voit le thème CLIL (tel que fournit par Dilicom) sur une fiche.
nouveau (2024): chaque livre peut se voir attribuer une ou plusieurs catégories, qui permettent ensuite d'affiner les recherches dans le stock.
On peut ventiler par lieux, ce qui est utile pour créer une réserve ou des lieux de stockage mais, comme l'indique le CNL, nous déconseillons de trop ventiler, donc de rester avec un lieu de stockage et un lieu de vente.
«La liaison monétique CB»
=> à définir. Nos clients utilisent la CB sans interface spécifique depuis Abelujo.
«La liaison fidélité (la carte de fidélité, puce RFID, ...)»
=> nous avons un compte client, mais gestion de la carte de fidélité à venir.
«Ticket des "Z" (les recettes de la journée et la remise à zéro caisse)»
✔ recettes de la journée OK
✔ ticket Z téléchargeable en PDF tous les mois: CA total et différenciation par moyens de paiement et TVA, et autres chiffres (panier moyen, nombre de transactions…).
«Ticket des "X" (la situation de la caisse à l'instant T) pour comptage des clients par tranches horaires.»
=> non, pas de tranches horaires. Bien entendu, l'historique des ventes montre l'heure de chaque vente.
«Journaux de caisse (CA par ventilations et remises/CA par taux de TVA)»
✓ OK. Historique des ventes et autres mouvements de stock: http://abelujo.cc/docs/hist/
Également journaux pour différentes caisses (nouveau, septembre 2024).
✔ OK
✔ OK. L'historique des ventes donne le total du CA pour les différentes TVA.
«CA période par taux de TVA (au mois/mois, 12 ou 24 mois)»
✔ au mois: OK
Ventiler par 12 ou 24 mois est faisable, mais à faire.
«Comptage de caisse»
RAS
✔ OK
On peut choisir un client, et générer une facture. On peut créer des listes de livres (par exemple, pour des commandes de collectivités), et générer un devis et une facture.
On peut générer une facture / preuve d'achat pour un client temporaire, qui ne sera pas enregistré en base de données, dont on peut rapidement renseigner les informations à la volée.
On voudra plus de fonctionnalités liées aux factures: suivi du paiement, etc.
✔ bien sûr !
✔ Création de clients: OK. Chaque client a une page client, qui permet de suivre son historique d'achats. Un client peut recevoir une remise automatique.
Dans les tuyaux: carte de fidélité, avoirs et bons de réduction.
✔ OK
✓ OK
Uniquement relance des clients qui ont des réservations en cours.
«CA comptant, facturé, total sur période de 12 à 24 mois»
cf plus haut ?
«Historique des 36 derniers mois» «Historique des 7 derniers jours»
=> historique des entrées, pas de compta des achats.
«Historique des 5 dernières semaines»
✔ OK
«Sélection d'un rayon, d'un ensemble de rayons (sous la responsabilité d'un vendeur) pour achats.»
pas de notion de vendeur.
«Consultation d'un journal des ventes du jour»
✔ OK
«Possibilité de revoir le titre plus tard»
✔ OK
«Possibilité d'examen de la proposition de commande pour sa hiérarchie (double étage)»
=> Non approprié
«Établissement d'un seuil minimum (utile pour certaines collections)»
✔ OK
En arrivant sous le seuil le titre se place dans une liste automatique "à commander", que le libraire modifie et valide à posteriori.
«Panier différé (début de mois par exemple)»
Dépôts: oui.
Avec la contrainte de ne pas avoir le même titre en achat ferme et en dépôt. Il est possible de passer un titre anciennement en dépôt en achat ferme.
Pour connaître l'état du dépôt, export d'un document comptabilisant le nombre de ventes entre deux dates choisies, et donnant l'état des stocks de départ et actuel.
«Date de début et de fin d'opérations (avec conditions spéciales)»
«Choix du lieu d'achat»
Notre menu Réception permet de ventiler les nouveautés rapidement dans un rayon.
None, en attente de demande et donc pas dans nos priorités. Nos clients préfèrent réceptionner le contenu de leurs colis titre par titre avec notre module de réception, même ceux qui ont déjà utilisé les avis d'expédition par le passé.
✓ OK. Notre menu Retours vous permet de biper des livres qui seront rangés automatiquement selon leur distributeur.
«Sélection par date d'entrée»
La recherche dans son stock permet de sélectionner par date d'entrée en stock.
« Sélection par le stock âgé ou par fournisseur à l'intérieur d'une tranche»
En cours, plus ou moins: on peut chercher notre stock par date d'entrée ou par fournisseur, on peut voir le stock agế n'ayant pas bougé.
✔ OK. On peut réserver un livre déjà en stock, ou en commander un pour un client.
«Recherche facile dans un fichier client»
✔ OK
«Différentes segmentations clients»
non, les clients sont égaux.
«Émission d'un message SMS ou courriel pour arrivée de commandes spéciales»
✔ OK, courriel pré-formatté modifiable, SMS pré-formatté modifiable ou envoi automatique pour l'arrivée d'une commande client.
Note: abonnement SMS à prendre en plus du logiciel.
«CA par clients»
✔ OK
«Historique des achats avec mention du code rayon»
À venir.
«Sortie étiquettes»
«Mails groupés»
«Statut de stock réservé pour client visible»
✔ OK
«Tous mouvements sur stocks (vente, achat, retour, réception)»
✔ OK
«Possibilité de correction de stock conservée et de listage»
✔ OK
«Reconstitution de la vie d'un titre et justification du stock actuel»
✔ OK
«Les échanges de données informatisés permettent de transmettre de façon dématérialisée les commandes aux fournisseurs et recevoir et intégrer automatiquement les modifications des fiches articles (prix, nouveautés, dates de parution, ...) avis d'expédition, les factures dématérialisées, etc.»
Commande EDI via Dilicom (commandes vrac) OK.
Pour les clients sans abonnement Dilicom, on peut faire un export et import au format Excel approprié (lignes ISBN / quantité ou lignes ISBN / quantité / titre), ce qui permet de travailler avec son compte client web Dilicom, son compte web des distributeurs, ou tout simplement de faire suivre la liste de commandes par un autre moyen.
«Permanent»
«Zonage»
Inventaire pour tout le stock (fonctionnement simplifié, changé en mai 2023).
«Calcul des dépôts»
✔ OK
«État de sortie : inventaire physique et inventaire théorique supérieur et/ou inférieur»
plus pour le moment, changé et simplifié en mai 2023.
«État résumé d'inventaire par code rayon : nombre de références, nombre de volumes, stock en valeur vente, en valeur achat»
✔ Oui.
«Calcul de la provision pour dépréciation du stock»
✔ Oui, depuis octobre 2023. Voir notre documentation sur les statistiques.
Cependant, les clients utilisant le FEL à la demande de Dilicom (au lieu du FEL complet) ont besoin de compter la valeur de leurs livres scolaires, dictionnaires et encyclopédies eux-mêmes, cette information n'étant pas donnée par le FEL à la demande.
«Analyse des rotations de stocks fin de mois, globale/rayons»
✔ Oui (nouveau en 2023): rotation (valeur en ratio ou en nombre de jours) en global, pour les nouveautés, le fonds, et chaque rayon. Pas encore d'analyse graphique de l'évolution de la rotation.
On peut ainsi savoir que: son stock actuel de nouveautés a une rotation de 1,72, il se renouvelle tous les 213 jours. La rotation de son fonds est de 0,74 (soit 497 jours). Son rayon jeunesse, composé de 198 titres et 318 exemplaires, tourne également bien: 2,0 / 181 jours.
«État sur 12 mois et possibilité de recherches au delà de 12 mois»
Recherche OK.
«Stock âgé global et par rayons : atteinte des différentes catégories d'âge de stocks par simple clic, par diffuseur, éditeur, collection avec mention du nombre de références, nombre de volumes, et valeur du stock en prix de vente HT et prix d'achat HT.»
✔ Stock agé: oui, par rayon. Pour chaque rayon, on peut voir par un graphique la répartition de l'activité des livres par tranches de temps et déceler les rayons dont le stock vieillit, est invendu depuis, par exemple, 12 ou 18 mois.
Les catégories d'âge sont: nouveautés, 3-6 mois, 6-12 mois, 12-18 mois, 18-24 mois, +24 mois.
Un clic sur le graphique ou une visite de la page statistique permet de retrouver une liste des livres agés concernés pour chaque catégorie, tel que "les livres du rayon jeunesse dormants depuis 6-12 mois".
Autres statistiques:
«Marges globales par rayons ou par rayons sur achats»
pas encore, à venir.
«Achats/ventes/Retours globaux et par rayons»
«Interface de vente, achats avec les logiciels de comptabilité : EBP, Sage, Ciel»
Nos clients font leur compta avec succès.
Lorqu'un client le demande, nous générons un export des ventes et des avoirs de la librairie entre deux dates données, avec les codes comptables en vigueur. Pas d'export pour logiciel spécifique.
«Passer des commandes, retours, avis d'expédition Dilicom»
✔ commandes via Dilicom
Avis d'expédition: à venir.
On peut également adopter une méthode semi-manuelle et exporter un fichier CSV de nos commandes et l'envoyer sur le compte de nos fournisseurs ou sur son compte client Dilicom.
«Télémaintenance assurée par la SSII fabriquant le logiciel»
✔ OK
Qui plus est, étant un logiciel libre, vous pouvez être sûr·e·s de pouvoir continuer à utiliser le logiciel si jamais la SSII (nous) arrêtait ses services. Pourquoi est-ce important ?
En décembre 2022, la société éditrice du logiciel Lisa libraires est entrée en liquidation judiciaire, contraignant ses utilisateurs et clients à trouver un autre logiciel. C'est déjà la seconde fois que nous connaissons ce cas avec un logiciel de librairie. Avec un logiciel libre, vous pouvez rester maitre de votre outil de travail. Explications.
Le logiciel utilise des technologies web standard et libres (open-source).
✔ OK. Les ISBNs sont trouvés avec Dilicom.
On peut également vendre d'autres types de produits, avec leur TVA associée, leur code-barres associé (fleurs, cartes postales, jeux, boissons et petite restauration…). Plusieurs de nos clients ont un café-librairie.
«Gestion des fonds d'occasion»
✔ Vaste sujet, mais possible, à voir selon le fonctionnement voulu. Nos libraires font de l'occasion.
Si vous avez des doutes, des remarques, des envies, n'hésitez pas à nous contacter.