NB: la gestion des dépôts a été simplifiée et rendue plus efficace depuis avril 2023.
La gestion des dépôts sous Abelujo vous permet de répondre aux deux questions suivantes:
Souvent, au départ, ce sont tous les livres d'un petit éditeur qui sont gardés en dépôt en librairie. Il est possible ensuite que, plus la librairie marche, plus vous commenciez à arrêter le dépôt de certains titres et à les commander de manière habituelle, via Dilicom ou votre fournisseur, bref à les acheter en ferme. Notre gestion des dépôts permet cela.
Voici la seule contrainte pour la gestion des dépôts simplifiée dans Abelujo: un même titre ne peut pas être à la fois en dépôt et en ferme. Il vous faut gérer la transition vous-même.
Pour faire la transition, vous devez vous assurer de vendre le dernier titre en dépôt, puis d'enregistrer les nouveaux exemplaires en ferme. (vous pouvez les commander avant)
En effet, un dépôt simplifié est géré avec un rayon.
Si vous souhaitez créer un dépôt pour l'éditeur Petit Éditeur, créez un nouveau rayon: "Petit Éditeur (dépôt)" et cochez la case "ce rayon est un dépôt".
Utilisez le menu Réception pour enregistrer tous les livres de ce dépôt dans leur rayon. Cela ne modifie pas votre méthode de travail existante: lorsque vous faites un inventaire, vous avez un seul menu à utiliser, le menu Réception. Lorsque vous recevez un colis, qu'il s'agisse d'une commande ferme ou d'un arrivage de dépôt, c'est toujours le même menu.
Nous voyons une conséquence dans l'organisation de vos livres: un livre en dépôt est enregistré, dans le logiciel, dans un rayon correspondant à son dépôt. Il ne peut pas être dans 2 rayons à la fois. Bien sûr, vous rangez les livres sur les étagères comme vous le souhaitez, vous n'êtes pas obligé·e·s d'isoler chaque livre en dépôt des autres.
Sur la page statistiques, la valeur du fonds (HT et HT remisée) ignore les dépôts.
Lorsque vous recevez des livres pour votre dépôt, nous faisions avant la distinction entre 2 cas:
Il n'y a plus de distinction à faire avec la gestion simplifée. Utilisez simplement le menu Réception et enregistrez les livres dans le rayon correspondant à leur dépôt.
Il n'y a pas de différence.
Avec cette gestion simplifée, un livre ne peut pas être en ferme et en dépôt à la fois.
Il n'y a pas de différence. Utilisez la liste des Commandes, utilisez la liste pour votre fournisseur.
Le menu des commandes vous permet d'obtenir la liste des livres que vous souhaitez commander au format texte, dans un courriel pré-écrit, au format PDF ou au format Excel.
Nous utilisons le menu Mon Stock pour extraire du logiciel les informations nécessaires.
Allez sur Mon Stock, dans les filtres sélectionnez un rayon (correspondant à votre dépôt). Cliquez sur le bouton Exporter et choisissez Sélection (CSV) & ventes.
Vous obtenez une fenêtre modale qui vous demande une date de début et une date de fin.
Vous obtenez un fichier CSV (pour Excel et LibreOffice) avec une colonne supplémentaire comparé aux autres méthodes d'export: une colonne "Ventes" qui vous donne la quantité de chaque livre vendu entre ces deux dates.
Le fichier CSV vous fournit déjà le nombre de quantités en stock actuellement.
Envoyez ce fichier au correspondant de votre dépôt, qui vérifiera également selon ses fichiers, et calculera combien vous lui devez, selon les remises, remises particulières, sur-remises et sur-sur-remises éventuelles.
Attention: ce menu des dépôts est plus compliqué à utiliser et il sera supprimé dans une version ultérieure d'Abelujo. C'est indiqué par le menu grisé.
La gestion des dépôts est possible en tant que libraire (qui reçoit des notices) autant qu'en tant qu'éditeur (qui envoie ces notices au libraire).
La première page montre un tableau récapitulatif des dépôts en cours: nom du dépôt, diffuseur ou éditeur associé, date du dernier état de dépôt, nombre d'alertes liées à ce dépôt, quantitée actuelle de notices, coût total actuel, et prochaine échéance.
Cliquer sur le nom d'un dépôt permet:
Un bouton "Nouveau dépôt" permet d'en créer un nouveau.
Ajouter un livre déjà dans le dépôt est facile, vous pouvez modifier la quantité actuelle.
Par contre, il est impossible d'ajouter une nouveauté dans un dépôt existant. Vous devez créer un nouveau dépôt, pour le même fournisseur. Si vous avez beaucoup ce besoin, utilisez la version simplifiée des dépôst décrite en début de page.
On choisit de sauvegarder un état de dépôt lorsqu'on paie un éditeur.
Lorsqu'on regarde les informations d'un dépôt, on peut cliquer sur "Sauvegarder cet état de dépôt". Cela a pour effet d'enregistrer la date du jour comme la nouvelle date d'état de dépôt et de re-calculer le nombre d'exemplaires vendus, la quantité de notices courante, et la somme à payer à l'éditeur.